Saya lagi bosen. Bosen merapikan sekian data yang harus dilampirkan di sebuah laporan pertanggungjawaban suatu acara. Dan saya jadi menyadari banyak kekurangan saya selama jadi sekretaris di kepanitiaan acara tersebut...
1. Template
Ini hal penting pertama yang muncul di benak saya. Template untuk berbakai berkas yang dipakai oleh tiap divisi. Misalkan template laporan progress, template timeline, dll. Harusnya saya menetapkan template ini dan tiap divisi tinggal mengisinya. Bukan malah menyerahkan sepenuhnya kepada tiap divisi. Walhasil, berkas yang dihasilkan bisa jadi beda-beda untuk masing-masing divisi. Padahal untuk hal ini, keseragaman itu bagus. Keseragaman bisa membuat laporan pertanggungjawaban ini lebih enak dibaca.
2. SOP
Ini penting banget. Misalnya aja SOP permintaan pembuatan surat keluar. Inget banget lah dulu, anak-anak divisi kalau minta dibuatkan surat suka mendadak dan kurang jelas spesifikasinya. Setelah saya masuk ke staf sekretaris di himpunan, saya baru tahu kalau surat keluar itu bisa dibuat sendiri oleh yang membutuhkan setelah orang itu minta nomor surat ke sekretaris dan mengisi daftar surat keluar (tanggal pembuatan, ditujukan ke siapa, perihal apa, dll). Terus sekretaris tinggal ngecek, mengesahkan (misal dengan stempel), dan mengarsipkan tentunya.
3. Arsip
Well, banyak banget hal-hal yang kurang terarsipkan dengan baik oleh saya selama saya jadi sekretaris di acara itu. Sekarang, pas nyusun LPJ, baru deh terasa banget repotnya ngumpulin berkas-berkas yang masih berserakan. Harusnya hal sekecil apapun yang dilakukan anak-anak divisi ada dokumentasinya, untuk diarsipkan.
Haha, padahal selama menyandang putih abu-abu saya sudah punya pengalaman jadi sekretaris, baik sekretaris organisasi maupun sekretaris acara. Tapi begitu saya diamanahi jadi sekretaris acara pas kuliah ini, saya merasa fail...
Saya pun jadi membanding-bandingkan acara-acara saya di SMA dengan acara saya yang kemarin. Dan saya pun menyadari kalau acara-acara di SMA itu lingkupnya kecil, paling cuma acara internal buat sekolah aja. Sedangkan acara saya yang kemarin itu lingkupnya lumayan besar. Selain itu, di SMA dulu, saya merasa masih banyak mendapat bantuan dan keringanan dari guru-guru. Sedangkan saat kuliah ini, saya dituntut untuk bisa mandiri, profesional, dan bisa bekerja sama dengan teman-teman panitia yang tidak sedikit jumlahnya. Mungkin ini yaa salah satu bedanya siswa sama mahasiswa...
-----
Semoga bisa jadi lebih baik.
Solo, 31 Desember 2013
...lagi bosen, di kamar...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar